Für die meisten von uns sind es jetzt vielleicht noch vier Arbeitswochen bis zu den Feiertagen. Dann beginnen nun also der leidige Stress, das gewohnte Chaos und die übliche Hektik im Dezember? Das muss nicht sein. Was Inhaberinnen und Inhaber von Unternehmen, Selbständige und Freiberufler tun können, damit der Jahresendspurt 2016 zur Abwechslung einmal entspannter gelingt, dafür habe ich im heutigen Beitrag sechs pragmatische Tipps zusammengestellt.

Wie immer gibt es diesen Text in leicht abgewandelter Form auch als Episode in meinem Biztopia-Podcast:

 

Mein Vorschlag: Lesen Sie sich die sechs Punkte durch, schauen Sie, was zu Ihnen passt, und dann nehmen Sie sich am besten gleich heute oder morgen 30 bis 60 Minuten Zeit, um die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Eine Checkliste dazu gibt es unten zum Download.

 

1. Check: Buchhaltung und Steuern

Beginnen wir beim Thema Geld: Bitte prüfen Sie, welche Rechnungen noch im alten Jahr bezahlt werden müssen. Und welche müssen Sie dieses Jahr noch versenden? Wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern, sprechen Sie mit demjenigen, der hierfür zuständig ist.

Als nächstes schauen Sie, was es in Hinblick auf die Steuer zu bedenken bzw. 2016 noch zu tun gibt. Haben Sie für Ihr Unternehmen die Steuererklärung für 2015 schon erledigt? Wenn nicht und wenn Ihre Steuerberaterin bzw. Ihr Steuerberater dies übernimmt: In der Regel wird in diesem Fall eine automatische Fristverlängerung bis zum 31. Dezember des Folgejahres gewährt. Schaffen Sie es im Dezember nicht mehr? Dann beantragen Sie unbedingt rechtzeitig eine weitere Fristverlängerung – bzw. lassen Sie Ihren Steuerberater dies tun.

 

2. Realistische Entscheidung: Was passt noch ins verbleibende Arbeitsjahr rein?

Erinnern Sie sich noch an die drei Rollen des Unternehmers, an Ihren inneren Autor, Regisseur und Darsteller (mehr dazu hier)? Jetzt ist Ihr innerer Regisseur gefragt. Er hat das Drehbuch das Autor vor sich liegen, sieht, welche Aufgaben dieser grob bis zum Jahresende vorgesehen hat.

Gleichzeitig kennt er seinen inneren Darsteller. Jetzt sind – je nach persönlicher Situation – vielleicht noch vier Wochen im alten Arbeitsjahr übrig. Gleichzeitig meldet gerade im Dezember auch der Darsteller oft weitere Bedürfnisse an, er möchte möglicherweise, dass die Tage nicht länger als üblich werden und schon gar nicht zur Not auch noch die Samstage verplant werden … schließlich hat er auch ein Leben außerhalb des Business, will sich vielleicht mit Freuden auf einen Glühwein treffen oder hat im Advent Pläne mit der Familie.

All dies vor Augen muss der Regisseur nun differenziert entscheiden:

  • Was MUSS im Dezember unbedingt noch gemacht werden? Möglicherweise, weil man vertraglich dazu verpflichtet ist?
  • Was SOLLTE (wenn’s geht) außerdem erledigt werden?
  • Was REICHT im Folgejahr?

Bei dieser Planung gilt es auch Termine mit Dritten einzubeziehen. Hier empfiehlt es sich, möglichst schnell zu sein, denn möglicherweise füllen die ebenfalls gerade die verbleibenden freien Slots im Kalender …

Muss etwas, das für 2016 geplant war, ins neue Jahr verschoben werden, dann gilt: Bitte andere Beteiligte frühzeitig darüber informieren! Bitte nicht erst mit großem Bedauern am 23. Dezember.

 

3. Erwartungen an andere: Was schaffen wir noch?

Der Regisseur führt nicht nur sich selbst, sondern auch andere: Mitarbeiter und ggf. externe Partner. Auch mit diesen sollte er sich jetzt bald zusammensetzen, um den Jahresendspurt zu planen und notwendige Entscheidungen zu treffen. Das Ergebnis sollte sein, dass es verbindliche Vereinbarungen für die drei Kategorien MUSS – KANN – REICHT 2017 gibt und dass für alle Klarheit darüber herrscht.

Solch ein Entscheidungsmeeting ist aus zwei Gründen wichtig:

  • Es gilt sicherzustellen, dass alles Wichtige tatsächlich geschafft wird. Voraussetzung dafür ist, dass alle die gleiche Wahrnehmung dazu haben, was die aktuellen Prioritäten sind.
  • Gut geleitet erhöht es die Motivation der Mitarbeiter, sie fühlen sich gehört und ernst genommen und es entsteht ein gemeinsames positives Endspurt-Gefühl: „Es gibt noch viel zu tun, aber wir schaffen das!“

 

4. Weihnachtswünsche an Mitarbeiter, Partner und Kunden

Alle Jahre wieder steht man vor der Frage: Verschicken wir Weihnachtsgrüße? Und wenn ja, in welcher Form? Es gibt viele Möglichkeiten: Die klassische Karte, mit irgendeinem netten Standardmotiv oder vom Grafiker speziell für die eigene Firma entworfen, eine (halbwegs) persönliche eMail, ein Präsent – oder auch einfach gar nichts. Die Frage ist: Was passt zu Ihnen? Was ist in Ihrer Branche üblich? Mit was könnten Sie, wenn Sie wollen, ein Zeichen setzen?

In den letzten Jahren bekomme ich immer häufiger Weihnachtsbotschaften, in denen mir der Absender schreibt, dass er sich in diesem Jahr anstatt eines Geschenks für eine Spende an eine bestimmte Organisation entschieden hat. Vielleicht ist dies auch für Sie eine sympathische Alternative, über die es sich zumindest einmal nachzudenken lohnt?

Apropos Alternativen: Manch einer verzichtet auch auf Feiertagsgrüße und sendet stattdessen einige nette Zeilen zum Jahresbeginn. Das fällt häufig eher auf, als eine weitere Weihnachtskarte auf dem Stapel …

Haben Sie eigene Mitarbeiter? Dann wollen Sie die höchstwahrscheinlich nicht einfach mit einem Gruß bedenken, sondern Sie feiern irgendwann im Dezember gemeinsam. Versenden Sie die Einladungen rechtzeitig! Wenn Sie dies lesen, sollte dies also in der Regel schon längst passiert sein. Es sei denn, Sie planen eher eine spontane, nette Zusammenkunft. Das geht auch kurzfristig, genauso wie der gemeinsame Ausklang auf dem Weihnachtsmarkt.

Last but not least: Das Jahresende ist eine gute Gelegenheit, um auch einmal an die „Heinzelmännchen“ zu denken, die im Hintergrund werkeln, aber für den Erfolg der eigenen Firma und das eigene Wohlbefinden ebenfalls wichtig sind: sei es das kleine Team, das einmal in der Woche für ein sauberes Büro sorgt oder der Paketbote, der auch dann nicht stöhnt, wenn er dreimal die Woche ein schweres Paket in den vierten Stock schleppen muss…

Sagen Sie doch im Dezember einfach einmal Danke: Mit einem anerkennenden, ehrlichen Lächeln oder auch einem kleinen Präsent.

 

5. Was läuft „zwischen den Jahren“?

Nicht nur Weihnachten kommt manchmal überraschend, die paar Tage zwischen den Feiertagen und dem Start im neuen Jahr, die berühmte Zeit „zwischen den Jahren“ ist häufig auch plötzlich da.

Am besten sorgen Sie auch hier vor, indem Sie einige Fragen rechtzeitig klären:

  • Sind Sie persönlich da? Oder im Urlaub und tatsächlich – verdientermaßen – einmal nicht erreichbar?
  • Machen Sie die Firma dicht oder gibt es eine Notbesetzung? Bei ersterem: Wie werden Dritte darüber informiert? Gibt es eine Ansage auf dem AB, bekommen wichtige Kunden rechtzeitig vorher einen entsprechenden Hinweis? Ist eine Notbesetzung erforderlich, dann sollte dies möglichst fair geregelt werden.
  • Welche Ihrer Partner machen (ebenfalls) Weihnachtspause? Dies gilt für kleine, aber auch ein großes Unternehmen wie z.B. Apple hat zwischen Weihnachten und Neujahr Einschränkungen bei neuen Apps oder Podcasts 🙂

 

6. Ihr persönlicher Termin für großen Blick zurück und nach vorn

Der sechste Punkt betrifft den vielleicht wichtigsten Termin des Jahres: Eine Sitzung nur mit Ihnen selbst, für die Sie sich ordentlich Zeit nehmen – planen Sie ruhig zwei bis drei Stunden ein, damit Sie keinerlei Druck haben.

Vielleicht wählen Sie einen ruhigen Tag „zwischen den Jahren“? Oder einen gleich in der ersten Januarwoche, wenn der Betrieb überall noch etwas langsamer ist?

Genauere Empfehlungen zu dem Termin für den großen Blick zurück und nach vorn gebe ich dann im nächsten Beitrag. An dieser Stelle nur so viel: Hier hat der innere Drehbuchautor die Leitung, aber auch Darsteller und Regisseur sitzen mit am Tisch…

 

Auf einen Blick: Take Aways

Der Dezember ist ein wichtiger und für die meisten von uns besonders „kurzer“ Monat – aber mit der richtigen Vorbereitung braucht er nicht unnötig stressig zu werden.

Für einen gelungenen Jahresausklang laden Sie sich doch am besten gleich das Arbeitsblatt (siehe unten) herunter und legen fest, wann Sie die Checkliste ausfüllen werden.

Viel Spaß dabei!